PERSONEL ÖZLÜK DOSYALARI NEDİR ve NASIL OLUŞTURULUR ?

PERSONEL ÖZLÜK DOSYALARI NEDİR ? DOSYALAR KANUNİ HAZIRLAMA BİÇİMİ NASIL OLMALIDIR ?

Personel özlük dosyaları artık günümüzde etkisini artırarak hemen hemen tüm küçük çaplı işletmelerde bile ciddi derece de önem kazanmıştır. Personel Özlük süreçleri aslında personel yönetiminde ilk adımı oluşturmaktadır. Kaybedilen işçi davalarının bir çoğunun temelinde personel özlük dosyalarının yetersizlikleri bulunmaktadır. Bu sebeple özlük süreci şirketlerin acil durum alarmı durumundadır.

PERSONEL ÖZLÜK DOSYASI NEDİR ?

İşletmelerde çalışan 4857 sayılı kanun gereğince her personel için oluşturulması gereken dokümanların bulunduğu dosyadır. İşletmelerde düzenlenmemesi durumunda denetimlerde dosya oluşturulmayan her işçi için ceza yaptırımı söz konusu olacaktır. 4857 sayılı kanunun 75.maddesi özlük dosyası maddesini şu şekilde belirlemiştir. “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür."

PERSONEL ÖZLÜK DOSYASI OLUŞTURMAMA CEZASI NE KADARDIR?

Personel özlük dosyalarının düzenlenmemesi durumunda işletmeye denetime gelen Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Müfettişi işletmeye 4857 sayılı İş Kanunun 104’ üncü maddesi gereğince 9.303,00 TL ceza uygulanmaktadır. Bu sebeple bir işletmede Personel Özlük Dosyalarının oluşturulması çok önemli bir süreç haline gelmiştir

PERSONEL ÖZLÜK DOSYASI SAKLANMA SÜRESİ NE KADARDIR ?

Personel Özlük Dosyalarının saklanma süresi en az Personel Özlük Dosyalarının oluşturulması kadar hassas bir konudur. Personel Özlük Dosyalarının saklanma durumu kurum bazında değişiklik göstermektedir. İş Kanununda Özlük dosyalarının saklanma süresiyle ilgili her hangi bir madde bulunmamaktadır. Kurum özelinde bakıldığında Vergi Dairesi’ nin vergi uygulamalarında 5 Yıl olarak belirlemiş, Sosyal Güvenlik Kurumu’ nda bu 10 yıl, iş Sağlığı ve Güvenliği gereğince Personel Özlük Dosyalarının 15 Yıl saklanmasına hükmetmiştir.

PERSONEL ÖZLÜK DOSYASINDA BULUNMASI GEREKEN EVRAKLAR NELERDİR?

Personel Özlük Dosyası 3 bölümde toplanıp incelenir. Bunlar;

· İşe Başlamadan oluşturulması gereken evraklar,

· Çalışırken düzenlenen evraklar,

· İşten ayrılış sürecinde düzenlenen evraklar,

1. İşe Başlamadan oluşturulması gereken evraklar:

a. İş Başvuru Formu

b. Personel Kimlik Bilgileri ve Fotokopisi,

c. Nüfus Cüzdanı Sureti

d. Nüfus Kayıt Örneği

e. Aile Durum Bildirimi Formu

f. İş Sözleşmesi

g. okul diploma fotokopisi

h. Adli sicil kaydı

i. Kan Grubu

j. Askerlik Durum Belgesi

k. sağlık Raporu

l. 2 adet Biyometrik Fotoğraf

m. İş Sağlığı ve Güvenliği Belgeleri

n. Kişisel Koruyucu Donanım Belgeleri

o. Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi 4/1 a

2. Çalışırken düzenlenen evraklar:

a. Demirbaş Malzeme Teslim Belgesi

b. Ücret Hesap Pusulası

c. Yıllık Ücretli İzin Cetveli

d. İş Kazası Tutanağı

e. İş Kazası İdari İşlemler ve İş Kazası Bildirimi SGK

f. Fazla Çalışma Onay Belgesi

g. Ücretsiz İzin Dokümanları

h. Ücretli İzin Dokümanları

i. İşe İzinsiz Gelmeme / İş Geç Gelme Tutanağı ve İhtarı

3. İşten ayrılış sürecinde düzenlenen evraklar:

a. Sigortalı İşten Ayrılış Bildirgesi 4/1 a

b. Hizmet Sözleşmesinin Sona Ermesine İlişkin Düzenlenen Tutanaklar

c. İstifa Dilekçesi

d. İbraname

e. Tazminat Ödeme Dekontları